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Detalles técnicos :
El sistema de comunicaciones crea automáticamente un buzón
estándar para cada extensión instalada. El usuario del teléfono solo
deber validar una clave de acceso para poder modificar la programa
ción de su buzón. Ver § 3.5 y página 103.
- Explique cómo el desvío al buzón puede ser activado o desacti
vado. Solicite a los usuarios que no se escondan detrás de su
buzón, cuando ellos están en la oficina el desvìo tiene que
estar desactivado y las llamadas contestadas personalmente.
- Decirles que consulten sus buzones inmediatamente que la
indicación 'mensaje en espera' aparece y que respondan a los
mensajes. La gente apreciará su pronta respuesta.
Si ha salido de la oficina: Acostumbrese a verificar la notifica
ción respectiva para la mensajería de voz dos vez al día.
- Recuerde a los usuarios el borrar los mensajes archivados y no
útiles después de un tiempo.
- Ofrecer información general utilizando la opción difusión.
- Dar soporte en la creación de listas de distribución.
- Permita que sus clientes conozcan su sistema de correo de voz.
- Explique cómo una secretaria puede transferir una llamada
entrante a cualquier otro buzón.
- Cuando un buzón "común" está asignado, cerciórese de que
una persona responsable consulta el buzón con frecuencia.
- Impedir el desvío de llamada a un buzón para servicios que
deben estar comunicados (operadora, médico, seguridad,
bomberos ... ).
Buzón huésped
- Cerciórese de que las guías de bolsillo de los huéspedes estén
disponibles.
- Explique cómo introducir la contraseña personal y que es tan
sólo necesaria para la consulta externa del buzón huésped.
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