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ARCHIVO DE DOCUMENTOS►GUARDADO DE ARCHIVOS CON ARCHIVO DE DOCUMENTOS
Información de archivo
A continuación se describe el procedimiento para configurar los detalles.
La especificación de una propiedad, un nombre de usuario, un nombre de archivo y una carpeta hace que sea más
sencillo gestionar y buscar un archivo. Además, cuando se selecciona [Confidencial] para la propiedad y se establece
una contraseña, se impide que otras personas puedan ver el archivo sin permiso.
Cambio de la propiedad
Se puede seleccionar una configuración de protección para los archivos guardados con la función de archivo de
documentos. Así se evita que un archivo se mueva o se elimine automática o manualmente.
Hay tres propiedades disponibles para los archivos guardados: "Compartiendo", "Proteger" y "Confidencial". Cuando un
archivo se guarda con la propiedad "Compartiendo", no está protegido. Cuando se guarda con la propiedad "Proteger"
o "Confidencial", sí lo está.
Todos los archivos guardados en la carpeta de archivo rápido se guardan con la propiedad "Compartiendo". Cuando se
guarda un archivo en la carpeta principal o en una carpeta personalizada, se puede seleccionar "Compartiendo",
"Proteger" o "Confidencial".
Un archivo con la propiedad "Compartiendo" se puede cambiar a "Proteger" o "Confidencial" por medio de
Compartiendo
la opción "Cambio de Propiedad" en Configuración de Trabajo.
La propiedad "Proteger" no necesita que se configure una contraseña, pero evita que un archivo se
Proteger
mueva, borre o modifique. No se puede establecer una contraseña.
Para proteger un archivo "Confidencial", se establece una contraseña. (Debe introducirse la contraseña
para recuperar el archivo.)
Confidencial
Si un archivo se guarda en formato PDF codificado, la propiedad del archivo se ajustará automáticamente
a "Confidencial".
Restricciones del cambio de propiedad
• Un archivo configurado como "Compartiendo" se puede cambiar a "Proteger" o "Confidencial" según sea necesario. Sin
embargo, un archivo con la propiedad "Compartiendo" que se ha guardado en la carpeta de archivo rápido sólo se puede
cambiar a "Proteger".
• Un archivo configurado como "Proteger" se puede cambiar a "Compartiendo" o "Confidencial" según sea necesario. Sin
embargo, un archivo con la propiedad "Proteger" que se ha guardado en la carpeta de archivo rápido sólo se puede
cambiar a "Compartiendo".
• Un archivo que se ha guardado en la carpeta de archivo rápido no se puede cambiar a "Confidencial". Si el archivo se
mueve a la carpeta principal o a una carpeta personalizada, la propiedad podrá modificarse a "Confidencial".
• No se pueden seleccionar dos propiedades para un único archivo.
Seleccione [Propiedad] en la pantalla de información del archivo.
1
Si ha seleccionado [Confidencial], introduzca una contraseña (de entre 5 y 32
2
caracteres).
Cada vez que introduzca un dígito, aparecerá "
".
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